Eine vollständige und sorgfältige Dokumentation schützt nicht nur die Patientinnen und Patienten, sondern auch die Apotheke und die impfenden Apothekerinnen und Apotheker. Sie ist Grundlage für Rechtssicherheit, Qualitätssicherung und für eine transparente Nachverfolgung im Fall von Rückfragen oder Zwischenfällen.
Jede Schutzimpfung muss unverzüglich im Impfausweis der Patientin oder des Patienten eingetragen werden. Liegt kein Impfausweis vor, ist eine Impfbescheinigung auszustellen. Die Bundesvereinigung Deutscher Apothekerverbände (ABDA) stellt hier eine Mustervorlage zur Verfügung.
Ergänzend kann – sofern technisch verfügbar – auch ein digitaler Impfpass aktualisiert werden.
Die vorgeschriebene interne Dokumentation in der Apotheke umfasst insbesondere:
Diese Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrung kann schriftlich oder digital erfolgen, muss jedoch jederzeit nachvollziehbar und zugänglich sein1.
Viele Apotheken setzen inzwischen auf digitale Dokumentationslösungen, die den gesamten Ablauf deutlich vereinfachen können – von der Anamnese über die Einwilligung bis zur Chargendokumentation und Meldung.
Dabei gibt es verschiedene beliebte Anbieter, wie zum Beispiel: Zukunftspakt Apotheke, ApoTune, GEDISA, oder CaboVax .
Hier gibt es auch eine Mustervorlage der ABDA zur Dokumentation in der Apotheke.
Die Apotheke muss die durchgeführten Impfungen im Rahmen des Impf-Surveys zeitnah an das Robert Koch-Institut (RKI) übermitteln. Dies erfolgt in der Regel über das Deutsche Elektronische Melde- und Informationssystem für den Infektionsschutz (DEMIS).1 Wird ein digitales Impftool mit integrierter Meldung genutzt, kann diese automatisiert erfolgen.
Verdachtsfälle, die über das übliche Maß von Impfreaktionen hinausgehen, oder andere unerwünschte Arzneimittelwirkungen sind im Rahmen der Arzneimitteltherapiesicherheit zu melden. Diese Meldungen erfolgen gemäß den geltenden pharmakovigilanzrechtlichen Vorgaben an das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) oder das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). Die entsprechenden Meldewege sollten im Qualitätsmanagementsystem der Apotheke festgelegt sein und das Personal damit vertraut gemacht werden.
Die Durchführung von Schutzimpfungen muss im Qualitätsmanagementsystem (QMS) der Apotheke beschrieben sein. Nach § 35a Abs. 1 ApoBetrO sind dort Festlegungen zu treffen zu folgenden Aspekten:
Darüber hinaus sind Hygienemaßnahmen – einschließlich des hygienischen Verhaltens des beteiligten Personals – verbindlich festzulegen. Ebenso muss geregelt sein, wie bei Verdacht auf eine über das übliche Maß einer Impfreaktion hinausgehende gesundheitliche Schädigung vorzugehen ist (Meldepflichten).
Einheitliche Vorlagen und Standardarbeitsanweisungen helfen, diese Prozesse strukturiert, vollständig und prüfbar abzubilden. Die ABDA stellt auf ihrem Online-Portal hilfreiche Vorlagen und Standardarbeitsanweisungen zu verschiedenen Impfungen zur Verfügung.
Stand: April 2026
Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen dienen ausschließlich der allgemeinen fachlichen Orientierung. Sie stellen keine Rechtsberatung dar und begründen keine Ansprüche gegenüber der GlaxoSmithKline GmbH & Co. KG. Es wird keine Gewähr für die Richtigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernommen, Leser und Leserinnen sind selbst dafür verantwortlich, die geltenden rechtlichen Vorgaben und beruflichen Pflichten zu prüfen und einzuhalten.